Privacy-verklaring

Privacyverklaring van md-coaching
Ik hecht veel waarde aan privacy en alle informatie die je met me bespreekt is vertrouwelijk. Ik ga zorgvuldig met je persoonsgegevens om. Dit document beschrijft de wijze waarop md-coaching als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt voldaan.

Goedkeuring privacy statement

Het gebruik van onze website betekent automatisch de goedkeuring van ons privacy statement. Wanneer u het niet eens bent met ons privacy statement dan vragen wij u vriendelijk om onze site te verlaten. md-coaching behoudt zich het recht om dit statement zonder aankondiging te wijzigen.

Informatieplicht

md-coaching informeert betrokkenen en ook personen die niet aan md-coaching verbonden zijn over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Deze privacyverklaring is op de website van md-coaching.nl gepubliceerd en luidt als volgt:

Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

md- coaching verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

a. (Potentiële) klanten

b. Bezoekers van www.md-coaching.nl en lerenleveninbalans.nl

Persoonsgegevens die door md-coaching verwerkt worden:

md-coaching verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van mijn diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan mij verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die ik verwerk:

· Voor- en achternaam

· Adresgegevens

· Telefoonnummer

· Emailadres

· Bankgegevens (dit wordt niet door mij genoteerd, maar zijn wel door mij te zien wanneer u het factuurbedrag overmaakt)

· Cookies op de website

· Overige persoonsgegevens en medische gegevens die je zelf actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie, intake, coachingsgesprekken en telefonisch. Hieronder valt ook informatie over je lichamelijke en geestelijke gezondheid, je motivatie/doel voor de microdose coaching, je ontwikkeling/proces tijdens het traject en de dosering waar we op uitkomen.

md-coaching verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

Lichamelijke en psychische gezondheid. De gegevens omtrent je gezondheid worden verzameld om te bepalen of het gebruik van truffels geen risico’s met zich meebrengt; het verzamelen van deze gegevens is in het belang van je eigen veiligheid. Deze informatie wordt door jouzelf mondeling verstrekt tijdens de intake. Je bent niet verplicht om deze gegevens te verschaffen, maar ik begeleid alleen mensen die mij deze gegevens verstrekken; dit is in het belang van jouw en mijn eigen veiligheid. Onder het kopje 'hoe wij persoonsgegevens beveiligen' staat meer informatie over de manier waarop deze gevoelige persoonsgegevens beschermd worden.

md-coaching verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

· Om je zo goed mogelijk te kunnen begeleiden als coach

· Om in te schatten of het gebruik van truffels veilig en verantwoord voor je is

· Om je te kunnen bellen / emailen indien dit nodig is om mijn dienstverlening uit te kunnen voeren of om je te kunnen informeren over wijzigingen van mijn diensten

· Om nieuwsbrieven te versturen (via emailadres; uitsluitend indien hiervoor toestemming gegeven is door desbetreffend persoon)

· Om facturen te verzenden en betalingen te verwerken

· Om website-analyse en -verbetering uit te kunnen voeren

· Voor het waarborgen van veiligheid en transparantie van de microdose coaching

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

md-coaching neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met marije@md-coaching.nl

Papieren dossier
Er wordt een minimaal papieren dossier bijgehouden. De basis hiervoor is de brochure 'verantwoord microdosen'. Op de voorpagina van deze brochure komen jouw NAW-gegevens, telefoonnummer en emailadres te staan. Samen doorlopen we tijdens de intake deze brochure en indien van toepassing worden er (met pen ) aantekeningen toegevoegd aan deze brochure die betrekking hebben op jouw en je situatie. De laatste pagina wordt door jou ingevuld en ondertekend; deze pagina bevat een eigen verklaring. Er zal niet meer dan nodig worden genoteerd. Deze informatie zal worden opgeslagen in een beveiligde Cloud van Google, voor de wettelijke duur (zie hieronder voor verdere informatie).

Email
Ik maak gebruik van Gmail, een dienst van Google, voor de zakelijke e-mailcommunicatie. Dit betekent dat e-mails die naar en van md- coaching worden verzonden, worden opgeslagen op servers van Google, mogelijk buiten de Europese Unie. Google behandeld strenge beveiligingsmaatregelen en encryptie om de integriteit en veiligheid van je gegevens te waarborgen. Alleen praktijkhouder (Marije Drok) heeft toegang tot deze e-mails voor zakelijke doeleinden. Omdat Google een eigen privacybeleid heeft dat losstaat van ons beleid, raden we je aan het privacybeleid van Google te raadplegen voor meer informatie. Zowel het Gmailaccount als de computer van praktijkhouder zijn beveiligd met een sterk wachtwoord.

Computer / factuur
Zowel het emailen als het opmaken, opslaan en verzenden van de factuur zullen plaatsvinden op een computer. Dataopslag en data-overdracht zijn versleuteld en enkel praktijkhouder heeft toegang tot deze systemen. Er wordt gebruik gemaakt van een sterk wachtwoord en de beveiligingssoftware wordt up-to-date gehouden om ongeautoriseerde toegang en malware te voorkomen.

Hoe lang persoonsgegevens bewaard worden

md-coaching vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijke zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden uiterlijk na de volgende bewaartermijnen handmatig verwijderd:

a. NAW-gegevens, persoonlijke informatie die je me verstrekt en waar ik aantekeningen van maak tijdens de intake, microdose coaching, losse integratiesessies, telefoongesprekken, emailcorrespondentie: 5 jaar na het einde van de overeenkomst;

b. De ingevulde eindpagina (eigen verklaring) van de brochure 'Verantwoord microdosen'. Hierop staan naam, datum, plaats en handtekening: 5 jaar na het einde van de overeenkomst;

c. Facturen (met daarop je naam en adres): 7 jaar na vastlegging van de gegevens (belastingdienst administratieplicht voor ondernemers);

Delen van persoonsgegevens met derden

md-coaching verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Denk hierbij aan het delen van naam en adres voor het bestellen van de truffels en weegschaal bij een derde partij, of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene.

Betaalverwerkers
Wanneer je een factuur van ons ontvangt en deze zelf overmaakt, komen je financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer en naam als rekeninghouder bij ons terecht. Deze informatie gebruiken we om je betaling te verwerken en te koppelen aan je traject bij md-coaching. Wij kunnen deze gegevens delen met onze accountant en boekhoudkundig software programma om te voldoen aan boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen. Wees je ervan bewust dat onze beide banken hun eigen privacy beleid hebben en zijn zelf verantwoordelijk voor het beschermen van je persoonsgegevens volgens de AVG en andere relevante wetgeving. Dit geld ook voor de derde partij waarbij de truffels besteld worden. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om je financiële gegevens te beschermen, zoals encryptie en toegangsbeheer.

Accountant en boekhoudkundigsoftware programma
Om te voldoen aan financiële wet- en regelgeving, delen we bepaalde persoonsgegevens met onze accountant en professioneel boekhoudkundige software programma. Dit kan gaan om je naam, adresgegevens en transactiedetails die op je facturen staan. Deze externe professionals en software zijn verplicht om je gegevens te behandelen en mogen deze alleen gebruiken voor het specifieke doel waarvoor ze zijn verstrekt: het verzorgen van onze financiële administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belastingaangiftes. Onze boekhouder of accountant heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen en is verplicht zich ook aan de AVG te houden.

IT dienstverleners en hosting
Onze website wordt gehost door externe IT-dienstverleners. Dit betekent dat technische gegevens zoals IP-adressen, browserinformatie, en in sommige gevallen persoonsgegevens, op hun servers kunnen worden opgeslagen. Deze dienstverleners zijn zorgvuldig geselecteerd en hebben strenge beveiligingsmaatregelen om een stabiele en veilige dienst aan te bieden.

Overheidsinstanties
In voorkomende gevallen kunnen we verplicht zijn om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, politie, of andere wettelijke bevoegdheden. Dit gebeurt enkel als we daartoe verplicht zijn of als het noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten, uw veiligheid, of de veiligheid van anderen. Overheidsinstanties hebben eigen wettelijke grondslagen voor de verwerking van deze gegevens en zijn zelf verantwoordelijk voor het leven van de privacywetgeving.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Je kunt een verzoek hiertoe sturen naar marije@md-coaching.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is ingediend, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die tijdens een websitebezoek op je computer, tablet of smartphone worden opgeslagen. Deze cookies zijn volkomen veilig en kunnen geen virussen verspreiden. Wij gebruiken verschillende soorten cookies:
(1) Functionele cookies : deze zijn strikt noodzakelijk voor de technische werking van de website. Functionele cookies worden aan het einde van een sessie verwijderd.
(2) Analyse-cookies : wij maken gebruik van Google Analytics om het gedrag van bezoekers op onze website te analyseren. Deze observeert bijvoorbeeld hoeveel tijd iemand op een pagina doorbrengt en welke links iemand aanklikt. Deze informatie helpt ons om de gebruikerservaring te verbeteren. Google Analytics verzameld gegevens zoals je IP-adres, type browser en de pagina's die je bezoekt. Deze informatie wordt geanonimiseerd en is niet te herleiden naar individuele personen. Deze cookies worden tot 26 maanden bewaard. Google Analytics valt onder het privacy beleid van Google, dat je kunt raadplegen voor meer informatie over hoe zij met je gegevens omgaan.
(3) Marketing-cookies : deze cookies gebruiken we niet actief, maar kunnen door derden (zoals social media platformen) op onze site worden geplaatst. Ze worden gebruikt om je surfgedrag te volgen en om je gepersonaliseerde advertenties te tonen.

Het is mogelijk om de analyse-cookies en marketing-cookies te weigeren. Deze kun je uitschakelen in je browser. Houd er rekening mee dat bepaalde delen van de website dan niet goed kunnen werken.

Geen functionaris voor de gegevensbescherming

md-coaching heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens.

Actualisatie en controle naleving privacy beleid

De verwerking van persoonsgegevens binnen md-coaching dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacy beleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast.

Wat te doen bij een privacy klacht?

Meld de klacht eerst bij md-coaching, bijvoorbeeld als je vermoedt dat er misbruik is gemaakt van uw gegevens of als je een datalek vermoedt. Wij zoeken dan graag samen naar een passende oplossing. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In geval van een datalek is md-coaching verplicht dit binnen 72 uur te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens; ook zal dit aan de betreffende klant gemeld worden.

md- coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Marije Drok, md-coaching

Contactgegevens:

www.md-coaching.nl | marije@md-coaching.nl

December 2023